Політика закупівель

Вступ

Якісна закупівля є важливою для того, щоб наша Благодійна організація “Хід юристів” (БО "Хід юристів") могла досягати своїх стратегічних цілей і ефективно здійснювати повсякденну діяльність, заощаджуючи благодійні кошти.

Всі співробітники, які беруть участь в закупівлях, зобов’язані проводити закупівлі згідно з законом та етикою, забезпечуючи співвідношення ціни та якості.

Види закупівель

Закупівлі – уся діяльність, пов’язана з ретельним пошуком і отриманням товарів і послуг, необхідних для проведення операцій, які здійснюються для досягнення статутних цілей.

Види закупівель, які проводяться в БО "Хід юристів":

Прямі Будь-який товар або предмет, придбаний для прямої доставки Довіреній особі.
Непрямі Усі товари чи послуги, не пов’язані з виробництвом.
Товари Фізичні предмети, які зазвичай зберігаються як інвентар, для прямих чи непрямих закупівель.
Послуги Усі послуги, що надаються людьми, з метою прямих чи непрямих закупівель.
Бенефіціар Будь-який отримувач допомоги від Фонду.

Відповідальність за закупівлі

Директори несуть відповідальність за закупівлі предметів, що знаходяться під їх бюджетним контролем відповідно до розподілу проєктів і обов'язків.

Генеральний директор відповідає за закупівлі статей бюджету капітальних вкладів. Відповідальність за закупівлю основних засобів узгоджується в процесі бюджетування.

Цінності та принципи постачальників

Оцінюючи співвідношення ціни та якості, ми будемо враховувати економічність, результативність і ефективність.

Досягнення співвідношення ціни та якості не завжди означає обрання найнижчої ціни, але приймати рішення на основі вищезазначених принципів і детальних критеріїв нижче:

Основні принципи для закупівель:

  1. Швидкість і якість (співвідношення ціни та якості)
  2. Вартість
  3. Інтенсивність попиту (якщо запит з передової лінії)
  4. Ефективність закупівель (кількість потенційно врятованих життів)

Принципи, які беруться до уваги:

  1. Умови та терміни поставки
  2. Репутація
  3. Надійність
  4. Відповідальність

При замовленні, замовники повинні засвідчити, що вони врахували принципи, викладені в Політиці, перш ніж укладати угоду про постачання з будь-яким зовнішнім постачальником. Їх можуть попросити надати докази свого рішення щодо конкретного виданого замовлення на купівлю, тому доцільно занотувати та подати аргументацію під час прийняття рішення, особливо якщо ви не вибрали найдешевший варіант.

Цінова пропозиція та вибір постачальника

Загалом слід дотримуватися наступних фінансових обмежень/процедур. Порогові значення застосовуються до загального замовлення та, у випадку контрактних послуг, до річної вартості контракту. Контракти не мають бути штучно розділені, щоб уникнути відповідних тендерів.

  1. Для товарів і послуг вартістю до 100 000 грн будь-який з Директорів може діяти на основі власного рішення, немає необхідності в отриманні цінової пропозиції.
  2. Для товарів і послуг вартістю 100 000 - 500 000 грн. необхідно отримати дві цінових пропозиції.
  3. Для товарів і послуг вартістю 500 000 – 1 500 000 грн. необхідно отримати три цінових пропозиції.
  4. Для товарів і послуг вартістю 1 500 000 грн – 3 000 000 грн. необхідно отримати чотири цінових пропозиції.
  5. Для товарів і послуг понад 3 000 000 закупівлі мають бути затверджені на загальних зборах.
  6. Кожен із директорів відповідає за закупівлі в призначених проєктах і приймає остаточне рішення в цьому процесі. У разі конфлікту інтересів відповідального директора, генеральний директор автоматично бере на себе відповідальність і функцію прийняття остаточних рішень.
  7. У випадку, коли генеральний директор або більше двох директорів мають конфлікт інтересів, рада директорів повинна проконсультуватися з Наглядовою Радою, звернувшись до Голови Ради.
  8. Якщо послуга є вузькоспеціалізованою, і ми не можемо визначити потенційні альтернативні постачання, або якщо ми можемо отримати користь від попередньої співпраці з одним конкретним постачальником, ми можемо вибрати такого постачальника. Для будь-якої покупки на суму понад 3000 доларів США таке рішення потребує дозволу Генерального директора. У цих випадках ми вживатимемо розумних заходів, щоб визначити, що ціна послуг постачальника є прийнятною, наприклад, порівнюючи їхні денні ставки з іншими подібними підприємствами, де це можливо.

Процес Закупівлі

Процес закупівлі в БО “Хід юристів” складається з 7 кроків:

1. Визначення товарів і послуг, які необхідні Фонду:

  1. визначити вимоги до конкретного товару чи послуги;
  2. проконсультуватися з усіма сторонами, на яких впливає рішення про купівлю.

2. Подача заявки на купівлю:

  1. подати офіційний запит на купівлю через затверджений канал зв'язку до Ради директорів;
  2. процес схвалення заявки на купівлю.

3. Оцінка і вибір постачальників:

  1. джерело списку потенційних постачальників;
  2. надіслати потенційним постачальникам запит на пропозицію;
  3. аналіз та порівняння потенційних постачальників згідно з Принципами.

4. Домовлення щодо ціни та умови:

  1. за загальним правилом відповідальна особа повинна отримати принаймні три пропозиції від постачальників;
  2. домовитися про основне: ціну, умови та інші показники;
  3. підготувати договір.

5. Створення замовлення на купівлю:

  1. створити рахунок-фактуру;
  2. скласти відповідний акт;
  3. підписати рахунок-фактуру.

6. Отримання і перевірка поставлених товарів:

  1. перевірити товар на наявність пошкоджень;
  2. перевірити наявність необхідних документів.

7. Облік:

  1. сканувати рахунки, квитанції та інші документи;
  2. видача копій документів усім залученим сторонам (наприклад, бухгалтерія).

KPI Закупівель

Для послідовного, стабільного вдосконалення та розвитку Фонду в контексті закупівель Рада директорів регулярно проводить моніторинг постачальників за такими KPI:

1. Час циклу замовлення на купівлю = # кількість годин або днів, необхідних для обробки заявок і надсилання замовлень на купівлю постачальникам / кількість замовлень на купівлю, надісланих постачальникам

2. Час виконання замовлення постачальником = # кількість днів, необхідних для доставки товарів після отримання постачальником замовлення на купівлю / # загальна кількість замовлень на купівлю, надісланих постачальнику

3. Частка дефектів постачальника = # кількість дефектних деталей від постачальника / # загальна кількість деталей від того самого постачальника

Етичні стандарти та вплив нашої благодійної мети

Процеси закупівель мають бути чесними щодо постачальників.

  1. Забороняється дискримінації груп, які захищені нашими зобов’язаннями щодо рівності.
  2. Критерії відбору повинні бути рівними.
  3. Не повинно бути конфлікту інтересів.

Постачальники повинні отримати оплату в узгоджену дату, як правило, не більше ніж через 5 днів з моменту отримання рахунку.

У послугах, де ми маємо чітку мету надання послуг щодо побудови зв’язків із громадою, перевага може надаватися місцевим постачальникам.

Менеджери із закупівель та персонал повинні завжди враховувати статус БО “Хід юристів” як благодійної некомерційної організації та уникати використання будь-яких постачальників, ділові стосунки з якими можуть сприйматися громадськістю або нашими ключовими зацікавленими сторонами недоречними. У разі виникнення будь-яких сумнівів щодо цього, це питання слід поставити перед Генеральним директором, який може проконсультуватися з Наглядовою радою.

Фінансовий Менеджмент

Існують фінансові процедури, яких необхідно дотримуватися щодо:

  1. Бюджетного контролю і управління.
  2. Прозорості діяльності фонду.
  3. Замовлення на купівлю.
  4. Процедури оплати.
  5. Фінансової звітності.
  6. Відповідності вимогам законодавства.