Політика щодо конфлікту інтересів

Вступ

Ця політика поширюється на всіх осіб – Довірених осіб, Членів, Співробітників, Партнерів і Волонтерів – залучених до БЛАГОДІЙНОЇ ОРГАНІЗАЦІЇ «Хід юристів» (БО «Хід юристів»).

Що таке конфлікт інтересів

Визначення

Приклади конфлікту інтересів включають (але не обмежуються):

• пряма фінансова вигода або користь для довіреної особи, наприклад:
• оплата довіреній особі за послуги, надані благодійній організації
• присудження контракту іншій організації, в якій довірена особа має інтерес і від якої довірена особа отримає фінансову вигоду
• непряма фінансова вигода, наприклад, робота в благодійній організації подружжя або партнера довіреної особи, коли їхні фінанси взаємозалежні
• нефінансова вигода, наприклад, коли користувач послуг благодійної організації також є довіреною особою
• конфлікт лояльності, наприклад, коли довірену особу призначає місцева влада чи один із спонсорів благодійної організації, або коли друг довіреної особи працює в благодійній організації

Декларація інтересів

Усі довірені особи, співробітники, партнери та волонтери зобов’язані задекларувати свої інтереси та будь-які виплати (включаючи, але не обмежуючись, переваги в натуральній формі, такі як подарунки, пільгові покупки/подорожі, пільговий режим тощо), отримані у зв’язку з їхнєю ролу БО «Хід юристів», якщо такі інтереси будуть або можуть конфліктувати з або іншим чином впливати на прийняття ними рішень щодо діяльності благодійної організації.

Оскільки характер і питання, пов’язані з конфліктом інтересів, можуть значно відрізнятися, встановленої форми для заяви про конфлікт інтересів не існує.

Що робити, якщо ви зіткнулися з конфліктом інтересів

Якщо у вас є або ви думаєте, що у вас є конфлікт інтересів, як описано в розділі вище, ви ПОВИННІ написати Раді директорів і якнайшвидше повідомити про свій конфлікт інтересів або залучення в нього.

Якщо ви не впевнені, що декларувати або чи/коли потрібно оновлювати попередню декларацію, будь ласка не ризикуйте. Якщо ви бажаєте обговорити це питання, будь ласка, зв’яжіться з головою чи одним із директорів БО «Хід юристів» для отримання конфіденційної поради.

Пам’ятайте: заява про конфлікт інтересів сама по собі НЕ є заявою про будь-яку неправомірність з вашого боку чи будь-кого іншого. Лише НЕЗАЯВЛЕННЯ ПРО КОНФЛІКТ ІНТЕРЕСІВ несе в собі значний ризик неправомірності, особливо якщо конфлікт інтересів призведе до невиконання належним чином законодавства про благодійність.

Якщо довіреній особі або учаснику благодійної організації стане відомо про те, що у вас є або може виникнути конфлікт інтересів, вони зобов’язані повідомити про це Раді директорів, навіть якщо ви цього не зробите.

Коли оголошено про конфлікт інтересів

Усі заяви про конфлікти інтересів розглядатимуться з належною конфіденційністю.

Усі заяви про конфлікт інтересів будуть розглянуті Директорами, щоб оцінити рівень ризику для благодійної організації та те, які дії необхідно вжити для усунення або, принаймні, пом’якшення ризику. У більш складних випадках Директори можуть призначити одного (чи більше) зі свого складу для більш детального вивчення питання. Якщо виникне думка, що для повнішої оцінки конфлікту інтересів потрібна додаткова інформація, довірена особа, яка проводить оцінку, зв’яжеться з залученими особами.

Усі заяви про конфлікт інтересів будуть зареєстровані в Реєстрі конфліктів інтересів благодійної організації, навіть якщо, розглянувши заяву, Директори дійдуть висновку, що заявлений Конфлікт інтересів не становить значного ризику для благодійної організації. Для отримання додаткової інформації про Реєстр дивіться розділ «Реєстр конфліктів інтересів» нижче.

Будь-яка довірена особа, яка залучена до конфлікту інтересів, безпосередньо чи як пов’язана особа, не може брати участі в оцінці ризику, але може бути викликана директором(ами), який проводить оцінку, щоб надати додаткові відомості або відповісти на конкретні запитання.

Однак довірені особи можуть брати участь у загальних обговореннях, з яких вони можуть отримати опосередковану користь, наприклад, якщо переваги є універсальними для всіх користувачів або коли вигоди є мінімальними для окремих довірених осіб.

Захист даних

Надана інформація оброблятиметься відповідно до принципів захисту даних, викладених у чинному законодавстві про захист даних. Дані оброблятимуться лише для того, щоб довірені особи, співробітники, партнери та волонтери діяли в найкращих інтересах БО «Хід юристів». Надана інформація не використовуватиметься для будь-яких інших цілей.

Рішення, прийняті в інтересах довіреної особи або співробітника

У випадку, якщо Раді директорів необхідно прийняти рішення щодо питання, в якому зацікавлена Довірена особа або співробіник , усі рішення приймаються шляхом голосування, необхідною простою більшістю голосів. Для обговорення та прийняття рішення має бути кворум. Будь-яка особа, незалежно від того, чи є вона довіреною особою чи ні, не буде врахована під час визначення кворуму зборів і не може голосувати з питань, що стосуються її власних інтересів.

Усі рішення щодо конфлікту інтересів фіксуватимуться в протоколі засідання. У звіті буде записано:

Якщо буде встановлено, що довірена особа з конфліктом інтересів все ж може законно отримати вигоду від цього рішення, про це буде повідомлено в річному звіті та звітності (відповідно до чинного Charities SORP, якщо це застосовно).

Про всі виплати або виплати в натуральній формі Довіреним особам буде повідомлено в річному звіті Довірених осіб і звіті про фінансову діяльність благодійної організації із зазначенням сум для кожного Довіреної особи за відповідний рік.

Якщо член директорів БО «Хід юристів», наглядової ради, співробітник або партнер пов'язаний із стороною, яка бере участь у постачанні послуги чи продукту для благодійної організації, ця інформація також буде повністю розкрита в Щорічному звіті довірених осіб та звіті про фінансову діяльність.

Незалежне зовнішнє модерування використовуватиметься там, де конфлікти неможливо вирішити за допомогою звичайних процедур.

Управління контрактами

Якщо директор, співробітник або наглядової ради, волонтер або партнер має конфлікт інтересів, вони не повинні брати участь в управлінні або моніторингу контракту, в якому ви зацікавлені. Механізми моніторингу таких контрактів включатимуть положення про незалежне оскарження рахунків і рахунків-фактур і розірвання контракту, якщо відносини є незадовільними.

Реєстр конфліктів інтересів

Благодійна організація буде вести Реєстр усіх повідомлених конфліктів інтересів, який міститиме, як мінімум, таку інформацію.

Цей реєстр інтересів також використовуватиметься для реєстрації всіх подарунків на суму понад 20 фунтів стерлінгів, отриманих довіреними особами, персоналом, партнерами та волонтерами.

Реєстр буде доступний всім Довіреним особам/Директорам БО «Хід юристів».

Хоча БО «Хід юристів» не регулюється Законом про свободу інформації, реєстр також буде доступний для Членів БО «Хід юристів» за тими самими принципами, які застосовуються до запитів відповідно до Закону про свободу інформації, а саме:

Запис про змінення документу